Factures, contrats et coûts

Vos factures d’énergie, lues, contrôlées et rendues exploitables

Une facture d’énergie n’est pas un document comptable de plus : c’est souvent la seule donnée de consommation disponible sur un site sans télérelève. Encore faut-il pouvoir s’y fier. Softee note chaque facture importée contre treize règles de cohérence, et vous dit laquelle a sauté.

Pour les responsables énergie, contrôleurs de gestion et gestionnaires de patrimoine qui rapprochent des factures de plusieurs fournisseurs, sur plusieurs points de livraison, avec des périodes qui ne tombent jamais juste.

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Quelles sont les treize règles de contrôle des factures ?

Chaque facture importée est notée OK, avertissement ou erreur contre les treize règles suivantes — cinq erreurs et huit avertissements. Ce ne sont pas des contrôles de forme : ce sont les erreurs qu’on trouve réellement dans un lot de factures d’énergie.

  • date invalide
  • total incohérent
  • période inversée
  • date de consommation invalide
  • incohérence de prix unitaire
  • doublon probable
  • consommation hors contrat
  • données financières manquantes
  • période anormale
  • chevauchement de périodes
  • sous-total énergie incohérent
  • référence manquante
  • référence exprimée en notation scientifique

Pourquoi la dernière règle existe. Parce qu’un numéro de point de livraison passé par un tableur devient 1.23457E+13, et qu’un rapprochement silencieux sur une référence tronquée est bien pire qu’un import refusé.

Cette règle est la trace d’un problème rencontré, pas d’un cahier des charges rédigé à l’avance. C’est aussi pour cela qu’elle est nommée ici plutôt que comptée dans un total.

Quels formats de facture Softee sait-il lire ?

Quatre formats de fichier : CSV, XLSX, JSON et PDF — ce dernier par extraction de texte. La décompression ZIP et l’encodage base64 sont pris en charge, ce qui couvre les dépôts de lots.

Vingt-deux formats de facture fournisseurs sont préconfigurés, créés d’office à l’installation, dont un format Softee neutre. Pour un format qui n’y figure pas, un mapping de champs associe les colonnes du fichier aux champs Softee, avec des transformations — conversion en entier, décimal, texte ou date, multiplication ou division par mille, préfixage d’un zéro, exclusion du dernier jour — et des conditions logiques. Un nouveau format se câble donc par paramétrage, sans développement.

Faut-il déposer les factures à la main chaque mois ?

Non. Deux modes de récupération automatique existent : les factures déposées sur un FTP relevé par une tâche planifiée quotidienne, ou récupérées via une API fournisseur. Le dépôt manuel reste possible, il n’est simplement pas la seule voie.

Que retient Softee du détail d’une facture ?

Le détail réel, poste par poste : abonnement, énergie et prix par plage tarifaire — HPH, HPE, HCH, HCE, Pointe —, services, taxes, dépassement de puissance, total hors taxes, TVA, total toutes taxes comprises, et période de consommation.

C’est ce niveau de détail qui rend possible autre chose qu’un total mensuel : le prix moyen du kWh par plage, la part de l’abonnement dans la facture, le dépassement de puissance souscrite, et la comparaison d’un même poste entre deux fournisseurs ou deux sites. C’est une capacité d’analyse, pas une promesse de gain.

Comment Softee traite les doublons, les avoirs et les factures multi-sites ?

Les doublons se détectent et se suppriment. Les annulations et avoirs se détectent, et vous choisissez de les ignorer — une facture ignorée porte alors le motif de son exclusion, tracé. Rien ne disparaît sans laisser d’explication derrière lui.

Une facture couvrant plusieurs points de livraison s’éclate en factures virtuelles filles, une par site concerné, et l’opération se défait si le découpage était faux. C’est le mécanisme qui permet de rattacher au bon bâtiment une facture qui en couvre quatre.

Et les contrats ?

Un contrat s’enregistre avec sa référence, son point de livraison, son fournisseur, son énergie et ses dates de début et de fin ; il se lie à des capteurs et se consulte par site. Les compteurs peuvent être créés directement depuis les contrats.

Le point qui sert au quotidien est le contrôle de complétude : Softee montre quels contrats sont incomplets, et ce contrôle s’exporte. C’est le préalable à toute exploitation des factures — la règle « consommation hors contrat » ne peut rien détecter si le contrat n’est pas renseigné. Enfin les factures sont utilisables comme source de consommation à part entière, au même titre qu’un compteur télérelevé, ce qui permet de suivre un site qui n’a que des factures.

Ce que cette page ne prétend pas

  • Aucun nom de fournisseur d’énergie. Vingt-deux formats sont préconfigurés ; nous publions ce nombre et sa composition, pas les marques. Nommer des énergéticiens suggérerait un partenariat qui n’existe pas.
  • Aucune extraction de facture par intelligence artificielle. L’extraction PDF du produit livré est une extraction de texte déterministe par bibliothèque.
  • Aucun contrôle de conformité tarifaire ni de renégociation. Softee contrôle la cohérence interne d’une facture et sa cohérence avec le contrat enregistré. Il ne vérifie pas un tarif contre un catalogue de marché et ne recommande pas de changement de contrat.

Questions fréquentes sur les factures et les contrats

Treize : cinq erreurs et huit avertissements. Chaque facture importée est notée OK, avertissement ou erreur contre : date invalide, total incohérent, période inversée, date de consommation invalide, incohérence de prix unitaire, doublon probable, consommation hors contrat, données financières manquantes, période anormale, chevauchement de périodes, sous-total énergie incohérent, référence manquante, et référence exprimée en notation scientifique.
CSV, XLSX, JSON et PDF, ce dernier par extraction de texte. La décompression ZIP et l’encodage base64 sont pris en charge. Vingt-deux formats fournisseurs sont créés d’office à l’installation, dont un format Softee neutre, et un mapping de champs avec transformations et conditions logiques permet de câbler un format absent de cette liste par paramétrage, sans développement.
Oui, de deux façons : les factures déposées sur un FTP sont relevées automatiquement par une tâche planifiée quotidienne, ou bien elles sont récupérées via une API fournisseur. Le dépôt manuel reste possible en complément.
Oui. Une facture est une source de données de consommation à part entière, au même titre qu’un compteur télérelevé. Une facture couvrant plusieurs points de livraison peut par ailleurs être éclatée en factures virtuelles filles pour répartir la consommation entre les sites concernés, et l’opération se défait si le découpage était faux.
Il détecte les incohérences, ce qui n’est pas tout à fait la même chose et la nuance est utile. Les treize règles relèvent les contradictions internes d’une facture — total qui ne suit pas ses postes, période inversée ou qui chevauche la précédente, prix unitaire incohérent, doublon probable — et les écarts avec le contrat que vous avez enregistré. Softee ne compare pas votre tarif à un catalogue de marché et ne conclut pas qu’une facture est erronée : il vous montre celles sur lesquelles il ne faut pas s’appuyer sans vérifier.
Les doublons se détectent et se suppriment. Les annulations et avoirs se détectent, et vous choisissez de les ignorer ; une facture ignorée porte alors le motif de son exclusion, tracé, de sorte qu’une facture écartée reste explicable plus tard. Le contrôle de complétude des contrats, exportable, montre par ailleurs quels contrats sont incomplets — préalable sans lequel la règle « consommation hors contrat » ne peut rien relever.

Envoyez-nous un lot de factures

Le test le plus utile que nous puissions faire ensemble : un lot réel, passé dans les treize règles. Vous verrez ce que le contrôle relève — y compris ce que nous n’avions pas prévu, ce qui arrive et se dit.

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